מהי אסטרטגיית האי-מייל שלי (ושלכם ?)

ליאור לוין שאל אותי בטוויטר (לינק לטוויטר של ליאור) מהי אסטרטגיית האימייל שלי. וזו שאלה מעניינת (כל כך מעניינת, שהייתי אפילו רוצה לשמוע את תגובותיכם עליה), והנה התשובה שלי:

במה משתמש:  אני קורא את האימיילים שלי בעיקר באמצעות ט’נדרבירד (ציפור הרעם). כאשר האימיילים שלי נמשכים משרת האוניברסיטה של ת”א, ומהשירות של ג’ימייל. אני גם מסנכרן את היומן שלי (גוגל קלנדר) עם הרחבת הט’נדרבירד ליומנים שנקראת לייטנינג (ברק) – הנה איך לסנכרן את ג’ימייל וגוגל-קלנדר עם ט’נדרבירד.

מתי בודק:  כשיש לי כוח-נפש אז פעם בכמה שעות. כשאין לי, אז אני משאיר את התוכנה פתוחה, ונותן לאימיילים להכנס ולהפריע. המומלץ בעיני -להשאיר את האימייל סגור בזמן העבודה, ולהכנס פעם בשעה עד כמה שעות.

כיצד מאבד אימיילים:

  1. אני מסתכל על מה שחדש.
  2. יצירת אירוע – אם מדובר במשהו שצריך להפוך לפגישה או שדורש ממני פעולה עתידי – אני יוצר אירוע חדש ביומן, עם תזכורת, לגבי אותה הפעולה. (והלוואי והיה לי דרך לתת קליק ימני על אימייל, ולהישאל האם ליצור אירוע בקלנדר ולשפוך את תוכן האימייל אליו – אם מישהו יודע כיצד לתכנת תוספים לט’נדר בירד, אני אשמח לעשות זאת. לעזאזל, אם מישהו יודע באיזו שפה כדאי לעשות את זה, אני אולי פשוט אלמד אותה עם האחיין שלי ואעשה זאת בעצמי)
  3. יצירת מטלה עתידי – לעיתים אני מקבל אימיילים שמעניין אותי לטפל בתוכן שלהם (לדוגמא לינק למשהו מעניין, או מטלה לנושאי העבודה שלי), אבל אין לי זמן להתייחס לתוכן שלהם באותו הרגע – אני יודע שזה יהיה משהו עתידי, ואני רוצה להקפיד לא לשכוח אותם. במקרים כאלה, אני יוצר מטלה, בתוכנת ניהול המטלות הכי טובה שאני מכיר (טו-דו-ליסט, שמסתבר שכתבתי עליה לפני שנה פחות שבוע – אז שווה להזכיר אודותיה). וכך אני יודע שכשאחזור לטפל באותו נושא/תחום, אטפל באותה מטלה. (ואליה אני שופך את תוכן האימייל, בהתאם לצורך. ושוב – אילו הייתי יכול לקבל תוכנה ברמה כזו בתוך ט’נדר בירד, ולקבל אפשרות לשפוך את זה אוטומאטית – אז הידד לכולנו. ואם לכל זה הייתי יכול לממשק את ספר הכתובות שלי – החיים שלי היו דבש !)
  4. מענה – אם מדובר במייל חברים/עבודה, שיש לי פנאי לענות אליו – אני עונה (או שולח הלאה למי שצריך, וכו’).
  5. דחייה – אם האימייל דורש ממני יותר זמן משאני מוכן להקדיש באותו הרגע, אני מסמן אותו ב”לא נקרא”, וחוזר אליו מאוחר יותר. אסטרטגיה חלופית היא לסמן אותו לשם כך בכוכב או בלייבל מתאים, או להעבירו לתיקיית “לטיפול”.זו אסטרטגיה טיפונת בעייתית, כי לעיתים לוקח לי הרבה זמן לחזור לאימיילים “שלא נקראו” ישנים, ואז יש אנשים שלא תמיד מקבלים ממני מענה (וזה חבל).

תורכם: איך אתם מטפלים באימיילים שלכם ? (אשמח לתגובות וטרקבקים, ואולי עוד יהיה פה שמייח)